Автоматизация Бизнес Процессов в Украине (Киев)

Как на самом деле влияет на эффективность Автоматизация Бизнес Процессов (Продаж, Маркетинга, Коммуникаций внутри компании)

Что такое Автоматизация Бизнес процессов

Для чего придумали автоматизацию бизнес процессов? Чтобы можно было меньше (по времени) но значительно эффективнее вести бизнес. Но сначала давайте поговорим про понятие…

Оптимизация Бизнес Процессов

До появления мобильных телефонов скорость коммуникаций в бизнесе зависела от того, как далеко от телефонного аппарата находится нужный сотрудник. Перешли на мобильные телефоны – скорость коммуникаций (а значит и логистики, и продаж, и маркетинга, и бухгалтерии, и склада) возросла в разы.

До появления Facebook было сложно угадать чем занимается и увлекается потенциальный сотрудник, который пришел на собеседование. А теперь достаточно добавить в чеклист директора по персоналу строчку “перед тем как начать разговор с претендентом на должность просмотри его Facebook и Instagram”. Скорость принятие решения брать его или не брать на работу также выросла.

Автоматизация бизнес процессов в Украине и в мире

уже проявляется как следующий шаг после оптимизации. Мы оптимизировали процесс. Теперь осталось его выполнять не механически (руками, ногами, человеческими усилиями), а автоматически. Помните два предыдущих примера (про оптимизицию)? Так вот, сотрудник перешел с телефонного аппарата на мобильный и теперь быстрее может позвонить на склад и заказать ещё несколько штук товара. Это была оптимизация. Но, мы хотим убрать коммуникацию как таковую, сделать её “бесшовной” так сказать. Тогда мы настраиваем автоматизацию. Следите “за руками”:

Клиент (а не сотрудник) в интернет-магазине нажимает кнопку “купить”, и водит ТОЛЬКО свой телефон.
Включается чат-бот и одновременно пишет ему во все возможные мессенджеры (Viber, Telegram, WhatsApp, Facebook) с сообщением “вы нажали купить, как Вас зовут?”
Тот мессенджер где ответил клиент теперь считается основным для связи. Бот записывает имя и основной канал связи. Задает вопрос – куда и когда доставить? Предлагая при этом варианты “УкрПочта” и “Новая Почта” (к примеру)
Бот записывает решение клиента и формирует счет связавшись с системой учета товара и удостоверившись что он есть в наличии.
Бот предлагает клиенту оплатить счет (автоматически создав все поля в документе, благодаря клиентским ответам в чате)
При поступлении оплаты система учета, например 1С, отправляет боту ответ “оплачено” а на склад бот отправил заказ / накладную на отправку.
Другой бот (который настроен на складе) сделал все проверки, также запросил график работы компаний доставщиков которые с нами работают и отправил сообщение доставщику: “счет №12355124 готов к отправке, доставить до Новой Почты по адресу такому то, отправитель – такой-то, получатель такой-то”.
Как только Бот Новой почты отправит нашему боту “клиент забрал посылку”, наш бот напишет клиенту “Спасибо, надеюсь всё хорошо? Готовы оставить отзыв или есть дополнительные вопросы”.

И так далее.

Итого: по факту в нашей компании (в описанном процессе) не участвовал ни один человек. Вот, что такое автоматизация.

Думаете это дорого? Автоматизация бизнес процессов в данном примере кормиться за менее чем 100 долларов в год. Разработка же… может стоить от 800 до 7000 дол. разово (мы работаем по нижнему порогу, если что).

Организация Бизнес Процессов

Для того, чтобы автоматизировать что-то, надо это “что-то” определить как работало до автоматизации.

К примеру, не возможно автоматизировать процесс первичных переговоров с клиентом (спросить как зовут, что хочет купить, когда, на каких условиях, куда доставить), если не знать какие вопросы нужно задать. Значит, сначала нужно пройти этот этап “вживую” и только потом организовывать.

Автоматизация бизнес процессов начинается с этапа организация бизнес процессов.

Как быстро организовать бизнес процессы (на примере продаж):

Запишите разговор с клиентом на мобильный телефон / диктофон
Скопируйте в отдельный документ все переписки с клиентом (включая короткие фразы)
Определите в записанном разговоре с клиентом (от начала знакомства до после продажного обслуживания) все категории или этапы разговора.
В этапах просмотрите и улучшите все формулировки ( этапы – обычно это знакомство, выяснение потребности, предложение, работа с возражением, конвертация в клиента, повышение среднего чека, оформление заказа, переговоры о документах и доставке и др.)
Проверьте формулировки на реальном кейсе (клиенте)
Задокументируйте финальный вариант
Передайте ответственному за этапы “оптимизация бизнес процессов” и “автоматизация бизнес процессов”

Когда пройдете по каждому бизнес процессу и будете готовы поставить задачу автоматизатору (его ещё иногда называют “логик”). А он уже сделает свою работу (добавит формы, чатботы, пропишет Email-цепочку и т.д.)

Системы автоматизации бизнеса

Системы, которые достаточно быстро можно внедрить в компанию микро (1-3 человека), малого (3-100 человек) или среднего бизнеса (100+ человек):

Форма на сайте
Приложение с формами в приложении
Гугл таблицы с формулами привязанными к заполненной Гугл-Форме
CRM (Мы рекомендуем АмоCRM, во-первых потому, что сами пользовались и устанавливали нашим клиентам на протяжении 10+ лет, во-вторых в этом году стали партнёрами этой компании)
Чатботы для социальных сетей и сайта (бесконечный выбор вариантов, с разными ценами, подводными камнями и прочим, настраивать и связывать можно с множеством систем, включая те, которые у вас уже наверняка есть)

Какие процессы можно автоматизировать

Наша специализация: построение отделов продаж под ключ (его ещё называют аутсорсинг отдела продаж), поэтому легче всего нам рассказать какие процессы автоматизировали мы сами для себя и/или своих клиентов.

Коммуникации между подразделениями (отделы продаж, маркетинга, логистики, производства и т.д., в том числе можно настроить правила “если-то”, например – “если пришло сообщение с пометкой “проблема”, то копию сообщения переслать финансовому директору и поставить задачу завхозу связаться с отправителем”)
Центр коммуникаций с клиентами (правило “если-то” можно привязать к любому мессенджеру, а значит можно настроить всё так, чтобы в одном окне были видны все переписки с конкретным клиентом в мессенджерах, почте, разговоры по мобильному телефону и т.д.)

Системы автоматизации маркетинга

Для Автоматизации процессов маркетинга используют чаще всего роботов, которые могут упрощать настройку рекламных кампаний находить нужных клиентов для конкретного товара и т.д.

Можно установить пиксель Фейсбук на сайт и каждого зашедшего и “просидевшего” на странице больше 30 секунд (а значит клиент заинтересован), “помечать” для робота, который будет настраивать следующую рекламу. Тем самым показываем рекламу теперь только тем, кому интересно.
Можно установить плагин для вашего браузера (Хром например) и видеть какие именно запросы пишут в поисковике люди чтобы найти товары, которые вы продаете. А значит более точно показывать следующие рекламы в гугл.
Можно сделать так, чтобы клиент на сайте, который посетил больше чем две страницы за один заход, который на нашем сайте уже был 10 раз за последний месяц показать сообщение как всплывающим окном: “вы заходите к нам на сайт часто, и нам это очень приятно, получите от нас бонус в виде 100 грн. на ваши следующие покупки. Для получения бонуса введите ваш мобильный, на который мы отправим вам промокод”.
Вы же знаете что получив номер телефона клиента и точные данные по посещенным страницам сайта мы можем более качественно продать человеку товар? Автоматизация бизнес процессов всегда ведет к ускорению и более рентабельной деятельности. А системы автоматизации маркетинга сокращают время на получение новых клиентов в том числе

Автоматизация продаж в магазине, офисе, интернет-магазине

Здесь скажем коротко:

Если раньше для продаж на миллион требовалось десять человек, офис, мебель, техника, старший менеджер отдела, аналитик и маркетолог (“как минимум”), то сейчас (по опыту “Сити Профит”) достаточно 2-3 человека для того, чтобы бороться за первенство в рынке. Всё остальное сделает автоматизация продаж и автоматизация маркетинга.

Вся история в правильном выборе партнёра с самого начала.

Написать бизнес план (как бы вы его не называли)

Выбрать максимально крутых аутсорсинг-партнёров (по продажам, маркетингу)

Каждый день думать не только про стратегию развития, но и про способы освобождения времени для этого и … конечно личной жизни.